Comment produire du contenu e-learning à grande échelle avec un collectif de freelances ?

‍Qu'est-ce qu'une formation en e-learning ?

Le e-learning est une méthode de formation à distance qui offre une grande flexibilité pour les apprenants. Les cours sont généralement accessibles via une plateforme d'apprentissage en ligne (Learning Management System, connu sous le nom de LMS) qui peut être consultée à tout moment et depuis n'importe quel endroit.

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Ceci permet aux apprenants, employés ou étudiants, de suivre le cours selon leur propre emploi du temps et surtout selon leur rythme.

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De plus, les cours en e-learning peuvent être conçus pour s'adapter à différents styles d'apprentissage et niveaux de compétence. Par exemple, un cours peut inclure des vidéos, des simulations, des activités interactives et même des évaluations en ligne pour vérifier la compréhension des apprenants et valider leurs nouvelles connaissances. 

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Le e-learning offre également la possibilité d'obtenir des données sur l’engagement et la performance des apprenants en temps réel, ce qui peut aider les entreprises à évaluer l'efficacité de leurs programmes de formation en ligne et à apporter des ajustements en conséquence.

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L’écosystème e-learning, qui est concerné ?

On aurait envie de vous dire… tout le monde ! Le milieu de l’apprentissage en ligne va bien au-delà des cours scolaires et académiques. On parle d’ailleurs par facilité de contenus pédagogiques, lorsqu’il s’agit souvent de contenus andragogiques, c’est-à-dire destinés aux adultes. Qu’il s’agisse de la formation des employés, de reconversions professionnelles ou d'efforts de sensibilisation, l’écosystème du e-learning rassemble une multitude d’acteurs et de besoins, dans tous les secteurs de l’économie.

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Des écoles en ligne aux entreprises qui veulent former en interne, les collectifs de freelance ont alors leur carte à jouer pour répondre à des demandes de plus en plus personnalisées. La croissance explosive du secteur a mis les organismes de formation à distance face à une problématique cruciale dans leur développement : comment faire pour délivrer, en temps et en heure, un contenu de haute qualité aux apprenants et aux clients, alors que les besoins sont de plus en plus nombreux et de plus en plus variés ? Le collectif de freelances semble le pari gagnant pour ces entreprises : il propose de répondre, de manière agile et rapide, au besoin d’expertise et d’adaptation que nécessite la pédagogie.

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Ces enjeux ont ainsi créé un nouveau type de collaboration pour les entreprises : travailler avec un collectif de freelances sur le long terme, pour avoir à ses côtés une équipe-support, empreinte de la culture de l’entreprise. 

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Pourquoi faire appel à un collectif de freelances spécialisé en e-learning ?

Au-delà de l’expertise et du savoir-faire, c’est un réel échange qui se joue entre l’entreprise et le collectif. Les entreprises reçoivent d’un côté un véritable soutien opérationnel, grâce à des professionnels habitués à une grande diversité de clients. De l’autre côté, les freelances ont l’opportunité de travailler sur des projets hybrides et des thématiques multiples, tout en développant leur réseau professionnel.

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Des experts pluridisciplinaires déjà formés dans la formation en ligne.

Le recrutement en interne est souvent un processus long et compliqué dans le marché du e-learning qui est en très forte tension. Les entreprises doivent évaluer des profils un par un, pour trouver des collaborateurs à la fois efficaces et expérimentés.

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Le collectif de freelances se présente à l’entreprise en ayant déjà réglé ces problématiques, puisqu’il a son propre processus de sélection et son propre onboarding.

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Le collectif agit comme un filtre à l’entrée, en évaluant la capacité d’adaptation et les compétences, et favorisant la fidélisation des prestataires. Cette sélection rigoureuse contribue à créer des partenariats solides, avec des prestataires de qualité.

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Plus besoin d’éplucher les CV, le collectif s’offre comme un réservoir d’experts aux compétences multiples, capables d’agir tout au long de la chaîne de production !

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Des économies d’échelle non négligeables en termes d'apprentissage en ligne.

On voit déjà les mines inquiètes des investisseurs quand on leur parle de qualité et d’expertise. Pourtant, le collectif de freelances, c’est aussi des économies matérielles et temporelles pour toute l’entreprise :

• Les missions des freelances peuvent majoritairement se réaliser en télétravail. On réduit les besoins en espace physique et en équipements numériques, et donc les coûts et les dépenses liées aux locaux et aux infrastructures.
• Les freelances sont des professionnels indépendants. Ils paient leurs propres charges, ce qui libère l’entreprise de nombreux frais liés à l’embauche d’employés permanents.
• La gestion de l’équipe est souvent assurée par un seul et même interlocuteur : le chef de projet. Ce dernier harmonise les processus entre l’entreprise et le collectif, et garantit un niveau d’information équivalent en interne et à l’externe. On gagne en souplesse et on optimise la communication, tout en conservant une qualité de travail élevée.

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Une force d’intervention rapide et flexible pour de la formation à distance.

En adhérant au collectif, les freelances s’auto-forment et s’auto-évaluent, pour proposer une offre au plus près des attentes du marché. En arrivant dans l’entreprise, ils ont déjà une culture des types d’apprentissage mobilisables et une maîtrise des logiciels et technologies phares, propres à la formation à distance : cours interactifs, vidéos pédagogiques, exercices variés, IA conversationnelle… 

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Au-delà de cet ensemble de compétences prêtes à l’emploi, c’est la rencontre avec l’écosystème de l’entreprise qui va permettre de proposer des solutions aux problématiques. 

• Le collectif s’adapte aux modalités de l’entreprise (plateformes, outils de communication, diversité des contenus).
• Le collectif intervient en nombre, dans un délai très court.
• Le collectif se déploie sur un service ou un projet spécifique, ou sur toute la chaîne de production, du plan de formation en ligne jusqu’au contrôle qualité et l’intégration, en passant par la conception-rédaction.
• Le collectif s’active ponctuellement ou sur la durée.

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En travaillant avec une équipe de spécialistes en e-learning, l’entreprise bénéficie d’une capacité de production scalable, tout en conservant un haut niveau de qualité.

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Case Study : comment la collaboration entre un organisme de formation et un collectif de freelances e-learning se déroule-t-elle ?

En voyant tous les avantages apportés par la collaboration avec un collectif d’indépendants pour vos formations en ligne, on peut vite être tenté de prendre le train en marche. Que vous soyez un freelance isolé en mal d’innovation, ou que vous fassiez partie d’une entreprise de formation à distance avec de grandes ambitions, la team Madskills vous partage son expérience de collaboration avec une content factory de formations e-learning ! 

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Étape 1 : Une content factory en recherche d’une solution flexible et efficace 

À l’origine de cette collaboration, on retrouve deux acteurs : d’un côté le collectif Madskills, récemment formé, et de l’autre, un grand groupe de la formation digitale.

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Comme de nombreux organismes de formation en ligne, ce dernier fait face à une forte croissance, avec toujours plus de contenus e-learning à proposer à ses apprenants. Le recours à des prestataires isolés se fait dans l’urgence, et entraîne de nouvelles problématiques pour le groupe : 

• Un onboarding long, et sans garantie de continuité ;
• Une perte d’informations essentielles à la bonne réalisation des missions ;

• Un manque de rationalisation dans les ressources utilisées ;
• Une communication et une planification difficiles, sans aucune visibilité ni d’un côté ni de l’autre.

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Quoi de mieux alors qu’un collectif de freelances capable de mettre en place un accompagnement sur mesure ? Du sourcing à la production, le collectif et ses mad skills ont tout pour satisfaire l’ensemble des besoins de la content factory. 

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Étape 2 : De la rédaction du cahier des charges à la contractualisation

Pour mettre en place ce service personnalisé, il faut rédiger un cahier des charges, lequel mettra à plat les besoins et les attentes de l’entreprise. Rien n’est laissé au hasard pour préparer au mieux la collaboration : 

• Missions, 
• Format des livrables attendus,
• Outils et espace de travail, 
• Délais, 
• Budget, 
• Planification de la production à court et moyen termes.

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Cette phase est réalisée conjointement par le référent de l’entreprise et le chef de projet du collectif, notamment sur l’organisation des workflows et la création de documents de références.

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Après plusieurs sessions de travail, un accord est trouvé et aboutit à la contractualisation de plusieurs membres de Madskills. 

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Étape 3 : Une organisation du collectif en interne pour répondre aux problématiques

De son côté, la team Madskills met en œuvre tout un panel de solutions, en passant par : 

• Du sourcing : identifier les profils correspondants à la prestation ;
• Des outils de knowledge management : mettre en place un onboarding, créer et mettre à disposition des templates et des guides pratiques ;
• Une solide communication interne : organiser les échanges en ligne au quotidien, le roulement des missions, et recenser l’information sur un seul outil : Discord.

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Étape 4 : Une communication transparente et efficace

Pour faire le lien entre toute l’équipe et le client, le collectif s’organise autour d’un seul interlocuteur, le chef de projet. Ce dernier est responsable de la gestion de l’équipe et s’occupe : 

• D’établir les plannings de production et de répartir les missions ;
• De former et d’assister quotidiennement les intervenants ;
• De centraliser les demandes et les feedbacks entre les parties prenantes ;
• De superviser la qualité des livrables ;
• De réaliser des reportings réguliers au client. 

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Le chef de projet est ainsi le garant d’une coordination efficace, ce qui permet d’éviter toute confusion. 

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Étape 5 : Vers un partenariat à long terme

Le partenariat établi entre Madskills et la content factory devait d’abord durer quelques mois, pour assouvir les besoins très urgents et soudains de l’entreprise en matière de contrôle qualité et d’intégration des contenus pédagogiques.

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L’intervention ponctuelle s’est toutefois transformée en collaboration régulière et reconductible. Mieux encore, le collectif s’est vu attribuer de nouvelles missions de support et de création, preuve d’un véritable rapport de confiance.

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La diversification des missions et le partenariat sur le long terme garantissent de fait une connaissance accrue des dispositifs et une assimilation effective de la culture de l’entreprise. 

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Alors concrètement, ça donne quoi ? Voilà quelques chiffres sur une année :

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En résumé

Travailler avec une équipe de freelances spécialisée dans le e-learning s’avère une décision judicieuse pour déléguer certaines tâches, tout en s’assurant d’obtenir un contenu pédagogique de qualité qui répond aux besoins spécifiques de votre entreprise. 

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Cette collaboration nécessite une organisation rigoureuse, une communication transparente et une compréhension claire des exigences de votre structure.

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Cette expérience œuvre pour la montée en compétence de votre entreprise, en bénéficiant de compétences variées pour des rendus optimisés.

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En travaillant avec un collectif de freelances tel que Madskills, vous bénéficiez d’une force de conseils et d’une expertise capables de répondre efficacement à vos besoins dans le domaine de la formation.

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