Optimiser son budget grâce à une équipe de freelances ? On vous explique comment.
La gestion budgétaire, en entreprise, est une préoccupation constante. Et s’il y a bien un pôle de dépense qui est élevé, c’est celui du recrutement. Difficile d’estimer son coût exact, mais il faut prendre en compte le coût du processus de recrutement en lui-même, le coût de l’onboarding, la rémunération, les charges, l’imposition etc, et enfin le coût des imprévus comme les maladies ou les absences.
Payfit estime que le budget de recrutement moyen en France se situe entre 3 000 € et 10 000 €, avec un coût multiplié par deux ou trois en cas de raté.
Pour compliquer le tableau, médias et experts s’accordent à dire que la pénurie des talents progresse (en France, le nombre d’emplois vacants au 1er trimestre 2022 est en hausse de 75% par rapport au 4e trimestre 2019) et en parallèle, on observe une croissance hyperbolique du freelancing (en Europe, un quart des professionnels du numérique sont des freelances).
Dans un monde en constante évolution, l'une des solutions pour optimiser son budget tout en bénéficiant de compétences pointues, consiste donc à faire appel à des équipes de freelances en complément de ses salariés. Voici pourquoi.
Les avantages des équipes de freelances
Revenons d’abord sur la définition d’une équipe de freelances. Aussi appelée “collectif” ou “squad”, les équipes de freelances ont émergé de façon d’abord informelle, puis structurée, afin de lutter contre la solitude et de pouvoir répondre à des demandes de grande envergure grâce à la complémentarité des expertises. Les freelances, au sein d’une équipe, restent des travailleurs indépendants et autonomes, ayant chacun leur propre statut (société, micro-entreprise, etc), mais ayant l’habitude de collaborer ensemble.
Faire appel à une équipe de freelances offre de nombreux avantages :
- Flexibilité et agilité : Les freelances sont des experts, généralement disponibles immédiatement lorsqu’ils sont sur le marché. Ils permettent de démarrer plus rapidement qu’avec des salariés ou un nouveau recrutement, car ils n’ont pas besoin d’être formés et sont opérationnels dès le premier jour. Vous pouvez embaucher des freelances lorsque vous en avez besoin et mettre fin à leur contrat lorsque leur mission est terminée. Vous pouvez également facilement ajuster le nombre de jours ou de ressources allouées à la mission, ce qui permet de gérer vos coûts de manière optimale.
- Expertise spécialisée : les freelances sont plus spécialisés dans certains domaines, voire même certains secteurs ou certaines technologies. Vous pouvez donc embaucher des freelances qui correspondent parfaitement à vos besoins mêmes sur des compétences très spécifiques voire “rares”.
- Coûts réduits : Engager des freelances est souvent plus rentable que d'embaucher des employés à temps plein. Vous évitez les coûts liés aux avantages sociaux, aux congés payés, aux infrastructures, et aux charges sociales, ce qui peut représenter des économies significatives car vous rémunérez les freelances uniquement pour le travail effectué.
- Moins de contraintes administratives : Les freelances sont responsables de leur propre comptabilité, impôts et autres formalités administratives. Cela vous libère de certaines obligations en matière de gestion des ressources humaines.
- Rapidité d'exécution : Les freelances sont autonomes et très expérimentés. A titre d’exemple, chez Collective, nos talents ont en moyenne 8 ans d’expérience. Ils peuvent commencer à travailler sur une mission immédiatement, ce qui accélère la réalisation de vos objectifs.
- Disponibilité mondiale : sans la contrainte du lieu de travail, vous avez accès à un plus grand pool de talents.
Pourquoi passer par une équipe de freelances plutôt qu’un freelance solo ?
C’est une question légitime, car on a tendance à penser que recruter un seul freelance versus une équipe permet de réduire les coûts. Cependant, il est parfoiplus pertinent, pour optimiser son budget, de passer par une équipe que par un freelance solo, pour plusieurs raisons :
- Diversité des compétences : Une équipe de freelances regroupe des individus ayant des compétences complémentaires. Cela vous permet donc de mener à bien des missions complexes, en bénéficiant d’une expertise pointue pour chaque compétence nécessaire à la réalisation de la mission.
- Capacité à gérer des projets plus importants : Les équipes de freelances sont mieux équipées pour gérer des missions de grande envergure qui pourraient dépasser les capacités d'un freelance en solo. Ils peuvent se répartir le travail de manière efficace et garantir des délais courts.
- Souplesse et résilience : En cas d'indisponibilité ou de maladie, les autres membres de l’équipe peuvent prendre le relais, ce qui réduit le risque de retard.
- Collaboration interne : Les équipes de freelances ont l'habitude de collaborer et de coordonner leurs efforts : elles sont super efficaces !
- Capacité à évoluer selon vos besoins : Si vos besoins changent ou si la mission évolue, une équipe de freelances peut s'adapter facilement en ajoutant ou en retirant des membres, en fonction de vos exigences.
Comment constituer efficacement une équipe de freelances pour réduire ses coûts ?
Nous l’avons vu, collaborer avec des équipes de freelances offre de nombreux avantages en matière de gestion budgétaire. Cependant, pour assurer une utilisation optimale du budget et éviter les ratés, il faut bien cadrer le lancement d’une mission. Voici trois étapes cruciales à respecter :
- Bien définir vos besoins : Pour tirer le meilleur parti de votre équipe de freelances, il est essentiel de bien définir vos besoins. Identifiez clairement les compétences et les expertises requises. Plus vous êtes précis dans votre description, plus vous trouverez rapidement les freelances appropriés.
- Trouver les bons freelances : Outre l’expertise, assurez vous d’avoir un bon “fit” avec la personne et l’envie de travailler avec. Un portfolio complet et des exemples de réalisations passées permettent de s’assurer que la personne sera la bonne. Bien sûr, passer par Collective permet de gagner du temps à cette étape !
- Établir des contrats clairs : un contrat qui définit les attentes, les délais, les tarifs, et les modalités de paiement vous protège en cas de problème sur une mission, et garantit que vous n'allez pas perdre d'argent en raison de malentendus. A nouveau, Collective vous fournit un modèle qui réduira les risques liés à ce point.
Concrètement, combien coûte une équipe de freelances par rapport à une agence ou une ESN ?
Jusqu’à aujourd’hui, pour faire appel à des prestataires externes, les entreprises se tournaient de façon presque exclusive vers les agences et les ESN (ex SS2I). Concrètement, passer par une équipe de freelances permet-il de réduire la facture ?
La réponse est oui, puisque les agences et les ESN doivent supporter des coûts fixes que les freelances n’ont pas, et ont des marges bénéficiaires. Selon l’Expert-Comptable, on considère qu’une ESN facture 20% à 40% de plus qu’un prestataire indépendant, pour faire une marge correcte.
Outre le coût, la qualité, la flexibilité, la réactivité et l’expertise offerte par chaque option est tout aussi importante. Gilles Collet, Responsable Achats chez Pôle Emploi, a par exemple déclaré : « Les dispositions spécifiques que nous avons prises au travers de marchés publics font qu’un freelance est installé chez nous en moins de huit jours, quand une ESN peut prendre deux à trois mois pour nous mettre à disposition le bon profil ».
Chez Collective, nous avons souhaité apporter une réponse concrète à tous ceux qui se demandent combien coûte une équipe de freelances. Notre simulateur de prix permet d’obtenir en quelques minutes un aperçu du coût d’une mission menée à bien par un collectif de freelances. Essayez-le, c’est gratuit !
Conclusion
En conclusion, la gestion budgétaire en entreprise est un défi constant, et le recrutement représente l'une des dépenses les plus significatives. La complexité du coût du recrutement, couvrant le processus de sélection, l'onboarding, la rémunération, les charges, et les imprévus, rend l'optimisation de cette dépense essentielle. La pénurie de talents sur le marché du travail accentue ce défi.
Face à cette évolution, l'utilisation d'équipes de freelances se révèle être une solution judicieuse pour optimiser son budget tout en bénéficiant de compétences spécialisées. Les avantages des freelances, tels que la flexibilité, l'expertise pointue, les coûts réduits, l'allègement des contraintes administratives, la rapidité d'exécution et la disponibilité mondiale, en font une option attrayante.
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